5 kommunikációs hiba a bemutatkozó levélben

  • -

5 kommunikációs hiba a bemutatkozó levélben

Sokan kérnek minket üzleti kommunikációs, bemutatkozó levél írására, egy olyan univerzális levélre, amit el lehet küldeni minél több potenciális partner számára, és működik is.Nem szoktam elsőre nemet mondani, inkább megbeszéljük, mi az a hatás, amit egy ilyen küldeménytől vár, és utána egyeztetjük, hogyan is lehetne ezt jól teljesíteni. A csodaváró elképzeléseket azonban munka és mérés fogja felváltani.

Vajon hogy kell jó bemutatkozó anyagot írni?

Mindenképpen meg kell próbálni szegmentálni, eltérő csoportokra szabott üzeneteket írni, így eleve nem lehet egyetlenegy hírlevél. Mégis sokan megpróbálják a tutit, kapok én is naponta több ilyen levelet. Most összegyűjtöttem az 5 fő kommunikációs hibát és azt, hogyan lehet elkerülni.

Tételezzük fel, hogy eljutott a címzetthez, és meg is nyitotta. (Bár ez a téma egy külön cikket is megér)

Első: A megszólítás

„Tisztelt Hölgyem/Uram!” – ha nem tudod, mi a neve, inkább ne írj semmit, vagy írj cégnevet, vagy egyszerűen csak „Üdvözlöm!”. Az előbbi formuláról azt gondolják: „Na, ha azt sem tudod ki vagyok, akkor ne zaklass, nem is olvasom tovább, mert csak rám akarsz sózni valamit…” A legjobb, ha a megszólításban szerepel a neve. A saját neve, mert ha rossz a lista, és idegen név jelenik meg, az annyira ciki, hogy nem is részletezem. Még az is jobb, ha nem használ megszólítást.

Második: A levél nyögvenyelős, kellemkedő indítása

Mivel sokakban élnek még az iskolai fogalmazásórán bemagoltatott formulák, melyek írott küldeményre vonatkoznak, ettől nagyon nehéz elszakadni.

„ Elnézést kérek, hogy levelemmel zavarom,”

Ne mentegetőzzünk, ha írunk, ez a gyengeség és bizonytalanság jele. Térjünk a tárgyra. Ha lehet, akkor bizalmat növelően röviden nevezzük meg, honnan ismerjük. A Nemzetközi Szakmai Nap résztvevői voltunk… A valamicég pont hu weboldal feliratkozójaként fordulok Önhöz… Egy közös partnerünk, X.Y. javaslatára írok Önnek… stb. lehetőleg legyen konkrét.

Ha ez nagyon nem megy, jéghideg a lista,  akkor kezdjünk a problémával, amire majd megoldást akarunk adni. Ha fentebb jól ment a nyitás, akkor ez legyen a második mondat, amire felkaphatja a fejét. Az eleje legyen a horog ebben az esetben, ami megragadja a figyelmet.

Harmadik: az olvasót a saját maga dolga érdekli, nem a múltad és az önmagad fényezése.

„… így szeretném bemutatni cégünket, amely immáron tizenöt esztendeje kifogástalanul magas minőségben áll kedves ügyfelei szolgálatára az XXX, az YYY, sőt a ZZZ terén is, így még a válság évei ellenére is képesek voltunk arra, hogy töretlen fejlődéssel, stb….” – üresjárat.

Hiba felsorolni mindazt, amivel foglalkozol, és azt gondolni, hogy az olvasó elgondolkodik, és majd kiválasztja azt, ebből, ami érdekli. Nem. Mert el se olvasta.

Negyedik

Alapszabály, hogy egy levél, egy gondolat, egy üzenet.

Túl hosszúra véve, tételesen 8-10 többszörösen bővített mondatban, vagy ennél is hosszabban bemutatni, felsorolgatni, mi mindennel is foglalkozik céged. Az ilyen hosszú leveleknek kicsi az esélye, hogy bárki is elolvassa. Sokan összekeverik a hírlevelet, bemutatkozó levelet a több oldalas prospektussal. Teljesen más a feladat, más ponton, más módon éri el a célcsoportodat.

A levélnek legtöbbször pusztán azt kell elérnie, hogy átvigyen a weboldalra. Ez sok szempontból előnyösebb, hiszen onnan tud rendelni, ott van bővebb információ, ott tudod nézni analitikával, hogy mit csinált, mennyit töltött ott( mi fogta meg és mi nem?) és még egy tucat más fontos információt szerezhetünk róla. Nem mellékesen keresőoptimalizálás miatt is előnyösebb lehet a nagyobb forgalom.

Helyette értelmesebb, ha mindössze egy üzenetünk van, és a lényeget a weboldalon írjuk meg, melynek tartalma és kinézete harmonizál azzal, amit először látott. Érdemes a levélnek egy önálló érkezési oldalt írni, vagy egyből egy szolgáltatási, vagy bőven informáló termék/kategóriaoldalra érkeztetni. De térjünk vissza az eredeti levélhez:

Ötödik

Nem egyértelmű, hogy mit várunk tőle. Ha mégis elolvasta a levelet, mit kell csinálnia?

„Köszönöm megtisztelő figyelmét, amennyiben további kérdései merülnének fel, keressen minket, üdvözlettel, stb..” – Így elengeded a lehetőséget és abban bízol, hogy Ő majd tesz egy lépést feléd, kibogarássza az elérhetőségedet (jobb esetben a levél láblécéből, vagy az aláírásodból), talán felhív, vagy kinyitja a levelezőjét és megfogalmaz számodra egy érdeklődő levelet. Hát nem valószínű.

A levél olvasója a legtöbb esetben a vásárlási tölcsér elején van, hiszen bemutatkozol neki, így gyorsan tovább kell léptetni a bizalomerősítés és az első konvertálás felé, finoman, de egyértelműen. Első konvertálás: belépőtermék, rendezvény, de akár ajánlatkérés is, ingyenes felméréssel, ez az iparágtól függ.

A levélben mindig legyen egy felszólítás!

Kell egy „call to action” ami pontosan megmondja mit várunk tőle. Ezt persze nem kell túl direktre venni, mivel az emberek elköteleződésnek veszik és hátrálnak az olyan felszólítástól egy levélben, hogy „Rendelje meg most”, Iratkozzon fel, kérjen visszahívást, kérjen felmérést, stb.” Különben sem a levélben fog bármit tenni, hanem a weboldalon.

Az első impulzus ezért a kíváncsiságra építsen, ebben a linkfelirat, vagy gombfelirat is segít: „Bővebb információ itt, további részletekért kattintson ide, Így spórolhat meg 5 liter benzint tankolásonként, (vagy bármilyen egyértelmű előny, vagy megoldás, amit kínálunk), Megnézem” – ezek a szavak elveszik a pillanat élét, mert ha már felkeltetted a kíváncsiságát, akkor nyerésre állsz. A konkrét felszólításokat a tölcsér következő pontján, a weboldalon már érdemes használni. itt még nem.

Akkor milyen lehet a sikeres bemutatkozó levél?

Célcsoportra szabott, rövid, tömör, kíváncsiságot felkeltő. Ne feledjük azt a tényt, hogy egy átlagos felhasználó több, mint 100 emailt is kaphat naponta, és ennek a nagy részére nincs kapacitása megnézni, csak azt, ami számára érdekesnek tűnik.

A másik fontos tény, hogy az email-ek egyre nagyobb százalékát, célcsoporttól függően 32-85%, lehet, hogy mobileszközön nyitják, olvassák.

Mi következik ebből szövegírás szempontból? – Kicsi képernyő, random időzítés, rövid a figyelem.

Meg kell ragadni azt a mikropillanatot, amikor rákattint üzenetünkre. Vagy alkalmat keresni több ilyen pillanatra. És még valami végül, bár ez már szintén egy másik téma lesz:

a mobilról jött látogató mobilbarát céloldakra kell, hogy érkezzen, hiszen kárba veszett minden próbálkozás a levéllel, ha utána akadályokat gördítesz eléje.

 A levél az online marketing terv része, nem szóló íromány

Rendszerben gondolkodás – nem elég kiszórni a szélbe egy emailt és várni a hatását, hanem egy folyamatba, rendszerbe kell illeszteni, aminek az egyik bemeneti pontja lesz más forgalmi csatornák, pl. az Adwords mellett.

Személyre szabni, igyekezni Minél inkább tudni, hogy kit szólítasz meg és mit ajánlasz neki.

Mérni, tesztelni a levelet, az ajánlatot és annak utóéletét, akár több eszközön át.

webanalitika_elemzes_hirleveliras

A képkivágás egy weboldal analitikájából készült, ahol egy email 4,35%-os forgalmat jelentett az egyéb csatornák mellett.

Erre többek között az Analytics kiváló eszköz. Visszacélozni a levelekből jött látogatókat az Adwords és a Facebook remarketing segítségével. (Nem lebecsülendő számok, akár további 1-3 %-os visszatérést és konverziót hozhat) Illetve a kapott adatokkal javítani a marketing szövegeken.

De most már bőven elrugaszkodtam az eredeti témától, vagyis vedd rövidre a levelet, szabd a célcsoportra az üzenetét, és ne akard a hagyományos fogalmazást erőltetni. Utána mérj és javíts.

Ha elakadtál, ha kezdeni szeretnél valamit azokkal, akikkel kapcsolatba kerültél, arra a hírlevél írása remek eszköz lehet. Azonban érdemes egy felmérésen átbeszélni, hogyan lenne érdemes elkezdeni, vagy ha már vannak tapasztalataid, akkor javítanál az eredményeken.

Sőt, azt is elmondom, mit lehet tenni legális módszerrel azokkal a címekkel, (hogy érheted el őket mégis akár többször is) ahova adatvédelmi, vagy egyéb okból nem küldhetsz ki levelet.

Kérdezz bátran!


Szövegírás és tartalommarketing árak, információkérés. Ajánlatadás pár órán belül.