A céges bemutatkozás titka a bemutatkozó levélben

5 kommunikációs hiba a céges bemutatkozó levélben

Tartalomjegyzék

Egy jó bemutatkozó anyag legfontosabb jellemzője a tiszta, értelmes megfogalmazás, a figyelem felkeltése és az, hogy céljaink szerint valamiféle cselekvésre vegyük rá azt, aki olvassa. Lehet az céges bemutatkozás, vagy egyéni, mindenképpen el akrunk érni vele valamit.

A legnagyobb gond az, hogy sokan túlgondolják és túlzsúfolják, holott a kevesebb sokszor több. Azt kell megérteni egy bemutatkozó anyag írása során, hogy kevés időnk van, így kerüld a cirkalmas indítást. A legnagyobb feladatod, hogy okot adj az elolvasásra. Ha megtalálod a nagy “miértre” a a rövid választ, már helyzetben vagy.

Marketing szempontból a bemutatkozó levél írása egy stratégiai lépés, a kommunikáció elkezdése: a folyamatot jól elő kell készíteni és utánkövetni.

Univerzális bemutatkozó minta szöveg nincs, mert nincs két egyforma cég és egyforma célpiac sem. Azonban vannak bevált szerkezetek, kommunikáció javító ötletek, melyeket személyre, helyzetre kell szabni. Cikkemben összeszedtem a főbb pontokat, amire érdemes odafigyelni.

Frissítve 2023-ra, Olvasási idő kb 5 perc.

Akkor kezdjük az elején:

Hogyan kell jó céges, üzleti bemutatkozó anyagot írni?

Tudnunk kell a célt, amit el akarunk érni és ehhez folyamatban gondolkozunk.  Mindenképpen meg kell próbálni szegmentálni, eltérő csoportokra szabott üzeneteket írni, így eleve nem egyetlenegy levelünk lesz, bár a fő szerkezeti elemek, a felépítés maradhat.

A legtöbb bemutatkozó levelet mobilon nyitják meg

Legfrissebb átlag eredményünk iparágról függetlenül 78% mobil 20% desktop és 2% tablet és egyéb eszközök. Ipari, B2B szegmensben talán a desktopon olvasási arány lehet valamivel magasabb, de a döntő többség ott is mobilon nézi meg  leveleit, bár az is előfordul, hogy után a a választ már asztali gépen írja meg.

Gondolj arra, hogy te hogy olvasol mobilon – a címzett is így teszi

A bemutatkozó emailt röviden és érthetően kell megfogalmazni, a bővebb tartalmat a weboldalon érdemes megadni. Az tkattintások mérhetőek és látjuk, hogy viszonyult a levél olvasója a tartalomhoz.

A csatolmány küldése kritikus kérdés

A bemutatkozással küldött csatolmányok, többnyire  *pdf fájlok, képek, de láttam már komplett ártáblázatot is. A legtöbb vállalalti levelezőszerveren át sem jut egy ilyen levél, vagy jó eséllyel a spam mappában landol. Mivel a csatolmányok sokszor tartalmaznak sok linket, így  eleve gyanúsak a rendszernek.

Körülményes a megnyitásuk, különösen mobilon. Lassítják a rendszereket és a többség nem nyitja meg. Kaptam már én is “katalógusokat” hogy válogassak. Miniatűr képek, olvashatatlan szöveg, egy mozdulattal abba is hagytam. Nem sokkal jobb egy rendes céloldalra, vagy webshopba vinni?

Összegyűjtöttem a céges bemutatkozó levelek 5 fő kommunikációs hibáját és azt, hogyan kerüld el.

Tételezzük fel, hogy van egy saját listád, mely friss, legális. Tételezzük fel azt, hogy eljutott a címzett képernyőjére, látja. Ahhoz, hogy meg is nyissa 2 dolog kell. Az, hogy eljusson a szeme elé és az, hogy érdekelje annyira, hogy megnyissa.

Te mit nézel meg, ha kapsz egy emailt? Azt, hogy ki küldte és mi a tárgysora. A küldő a fontosabb, így a teljes nevedet add meg. Az “info”, “iroda”, “kereskedelmi osztály”, “Feri” típusú feladónév nem bizalomgerjesztő. Még el sem jutottunk a tényleges anyaghoz, de máris osztályozva vagy a fogadó fél fejében.

A tárgysorban pedig adj neki okot, hogy megnyissa.

1. Miért olvassa el a bemutatkozó anyagot? 

Az olvasót a saját maga dolga érdekli, nem te. Ez a címsorra fokozottan igaz, így tegyél bele valamit, amivel magára ismer, egy ígéretet: például:

  • Új kenőanyag a műanyagipari alkatrészekhez
  • Mélygarázsok betonpadlók olajfoltmentesítő takarítása
  • A halogatós cégvezetők könyvelőirodája

A tartalom is legyen rövid és lényegretörő. Hiba felsorolni mindazt, amivel foglalkozol, és azt gondolni, hogy az olvasó elgondolkodik, és majd kiválasztja azt, ebből, ami érdekli. Gondold bele magad: egy mobilképernyőről szinte kifolyó ilyen mondatszörnyeteg leköti-e a figyelmed?

„… így szeretném bemutatni cégünket, amely immáron tizenöt esztendeje kifogástalanul magas minőségben és ár-érték arányosan áll kedves ügyfelei szolgálatára az XXX, az YYY, sőt a ZZZ terén is, így még a válság évei ellenére is képesek voltunk arra, hogy töretlen fejlődéssel, stb….” 

Hogy szólítsam  meg? Mell-e megszólítás?

„Tisztelt Hölgyem/Uram!” – ilyet kezdést soha nem javaslok. Az előbbi formuláról azt gondolják: „Na, ha azt sem tudod ki vagyok, akkor ne zaklass, nem is olvasom tovább, mert csak rám akarsz sózni valamit…” Ha nem tudod, mi a neve, inkább ne írj semmit, vagy írj cégnevet, vagy egyszerűen csak „Üdvözlöm!”.

A legjobb, ha a megszólításban szerepel a neve. A saját neve, mert ha rossz a lista, és idegen név jelenik meg, az annyira ciki, hogy nem is részletezem. Még az is jobb, ha nem használunk megszólítást.

Az üdvözlő formula mindezt megkönnyíti. Képzeljük el: egy ismeretlen társaságban fordulunk hozzá, nem tudjuk a nevét, talán a beosztását se, de beszélnünk kell vele: mindegy, hogy férfi vagy nő, ezzel nem lehet megsérteni.

3. A bemutatkozó levél kellemkedő indítása hiba

Mivel sokakban élnek még az iskolai fogalmazásórán bemagoltatott formulák, melyek írott küldeményre vonatkoznak, ettől nagyon nehéz elszakadni.

„ Elnézést kérek, hogy levelemmel zavarom,”

Ne mentegetőzzünk, ha írunk, ez a gyengeség és bizonytalanság jele. Térjünk a tárgyra. Ha lehet, akkor bizalmat növelően röviden nevezzük meg, honnan ismerjük. A Nemzetközi Szakmai Nap résztvevői voltunk… A valamicég pont hu weboldal feliratkozójaként fordulok Önhöz… Egy közös partnerünk, X.Y. javaslatára írok Önnek… stb. lehetőleg legyen konkrét.

Ha ez nagyon nem megy, mert jéghideg a lista,  akkor kezdjünk a problémával, amire majd megoldást akarunk adni. Ha fentebb jól ment a nyitás, akkor a második mondat, amire felkaphatja a fejét. Az eleje legyen a horog ebben az esetben, ami megragadja a figyelmet.

Például, ha a műanyagipari cégeket keressük kenőanyagokkal, akkor:

“Tudta, hogy a nem megfelelő kenőanyag miatt a gépei akár 15%-kal gyorsabban kophatnak? Ez éves szinten már jól látható összegbe kerül. ” – ennek a z a titka, hogy a problémával nyitok és utána már adható a megoldás is.

4. Egy levélben egy üzenet van.

Túl hosszúra véve, tételesen 8-10 többszörösen bővített mondatban, vagy ennél is hosszabban bemutatni, felsorolgatni, mi mindennel is foglalkozik céged, hiba. Törekedj arra, hogy a leveled hossza ne legyen több 2-3 görgetésnél mobilon.

A levélnek legtöbbször pusztán azt kell elérnie, hogy átkattintsanak a céloldalra. 

Ez sok szempontból előnyösebb, hiszen onnan tud rendelni, ott van bővebb információ, ott tudod nézni analitikával, hogy mit csinált, mennyit töltött ott ( mi fogta meg és mi nem?) és még egy tucat más fontos információt szerezhetünk róla. Nem mellékesen keresőoptimalizálás miatt is előnyösebb lehet a nagyobb forgalom.

Értelmesebb, ha mindössze egy, erős üzenetünk van, és a lényeget a céloldalon írjuk meg, melynek tartalma és kinézete harmonizál azzal, amit először látott. Érdemes a levélnek egy önálló érkezési oldalt (landing oldalt)  írni, vagy egyből egy szolgáltatási, vagy bőven informáló termék/kategóriaoldalra érkeztetni. De térjünk vissza az eredeti levélhez:

5. legyél világos a CTA: ha elolvasta a levelet, mit szeretnél tőle?

„Köszönöm megtisztelő figyelmét, amennyiben további kérdései merülnének fel, keressen minket, üdvözlettel, stb..” – Így elengeded a lehetőséget és abban bízol, hogy Ő majd tesz egy lépést feléd, kibogarássza az elérhetőségedet (jobb esetben a levél láblécéből, vagy az aláírásodból), talán felhív… Nem, ez nem így működik: magadnál kell tartani az irányítást, erre való a CTA (call to action), magyarul felhívás, hogy tegyen meg valamit

A levél olvasója a legtöbb esetben a vásárlási tölcsér elején van, hiszen bemutatkozó szövegről beszélünk, így gyorsan tovább kell léptetni a bizalomerősítés és az első konvertálás felé, finoman, de egyértelműen.

Első konvertálás: egy adott oldal megtekintése, majd belépőtermék, termékpróba, rendezvény részvétel, de akár egy érdeklődő beszélgetés, ez az iparágtól függ. Itt lép be a stratégia, hogy a cégbemutató anyagot a marketingfolyamatban mire is akarjuk használni?

A második, vagy harmadik konvertálás lesz az, amire valójában vágysz, a vásárlás, vagy kapcsolatfelvétel. Ritka az, hogy valaki a bemutatkozó anyagból egyből vevő lesz. A bizami utat nem lehet megspórolni.

A bemutatkozó levélben mindig legyen egy felszólítás, vagy egyértelmű további teendő!

Kell egy „call to action” ami pontosan megmondja mit várunk tőle. Ezt persze nem kell túl direktre venni, mivel az emberek elköteleződésnek veszik és hátrálnak a direkt felszólítástól..

Az első impulzus ezért a kíváncsiságra építsen, ebben a linkfelirat, vagy gombfelirat is segít: „Bővebb információ itt, további részletekért kattintson ide, így spórolhat meg tízezreket az adwords hirdetésén, (vagy bármilyen egyértelmű előny, vagy megoldás, amit kínálunk). Vannak olyan szavak, melyek kíváncsivá tesznek, elveszik a pillanat élét, mert ha már felkeltetted a kíváncsiságát, akkor nyerésre állsz.

A konkrét felszólításokat a tölcsér következő pontján, a weboldalon már érdemes használni. itt még nem. Nézzük, mik lehetnek ezek:

  • Megnézem bővebben
  • Több képet talál erről itt
  • A pontos feltételek leírása 3 pontban
  • A legújabb átadott projektünkről pár szó…

Ezt még lehet folytatni, az adott helyzetre: próbáld meg úgy elképzelni, hogy beszélsz vele és át akarod hívni egy másik szobába, hogy mutass valamit, ami hasznos lehet neki.

Milyen a sikeres bemutatkozó levél?

Hírlevél hatékonyság mérés, hírlevélírás, email marketing

Kép forrása: pexels

A sikeres bemutatkozás célcsoportra szabott, rövid, tömör, kíváncsiságot felkeltő. Ne feledjük azt a tényt, hogy egy átlagos felhasználó több, mint 100 emailt is kaphat naponta, és ennek a nagy részére nincs kapacitása megnézni, csak azt, ami számára érdekesnek tűnik.

A másik fontos tény, hogy az email-ek egyre nagyobb százalékát, célcsoporttól függően 32-85%, lehet, hogy mobileszközön nyitják, olvassák. Hírlevél készítés során erre mindig gondolni kell. 

Mi következik ebből szövegírás szempontból? – Kicsi képernyő, random időzítés, rövid a figyelem.

A céges bemutatkozás az online marketing terv része, nem szóló levél

Gondolkozz rendszerben – a bemutatkozó levél, bemutatkozó anyag a sales folyamat fontos része, így a célcsoportok és az üzenetek összehangolása és időzítése is ide tartozik.

Kommunikációs eszköz ez is: mérni, tesztelni kell a levelet és annak utóéletét, akár több eszközön át.

Összefoglalás: vedd rövidre a céges bemutatkozó levelet, szabd a célcsoportra az üzenetét. Utána mérj és javíts, optimalizálj.

Bemutatkozó marketing – egy pont, ahonnan elindulsz a siker felé

Ha szeretnéd hasznosabbá tenni a kapcsolatba kerültél, arra a bemutatkozó, vagy emlékeztető anyag kiküldése remek eszköz lehet. Érdemes egy felmérésen átbeszélni, hogyan kezded el, vagy ha már vannak tapasztalataid, akkor milyen módon javítanál az eredményeken.

Kérdezz bátran, vagy kérj tanácsadást!

Tartalommarketing és szövegírás e-book az ütős rólunk oldal

Bemutatkozó oldal szövegírás

Magadról, a cégedről írni a legnehezebb, ezzel szinte mindenki így van. Elmondom 12 oldalban hogyan érdemes úgy láttatnod magad, hogy a leendő vevőd, ügyfeled szemében hitelessé válj. Segítek abban, hogy kihagyhatatlan lehetőségként tekintsen rád.
Hasznosnak találtad a cikket? Oszd meg:

Ezeket is érdemes elolvasni

Honlap helyesírás segítség

A szövegírás egyik legfontosabb kritériuma az, hogy ami felkerül a weboldalra, az a helyesírási szabályoknak megfelelő legyen. Sajnos nagyon sok oldalon hemzsegnek a hibák, magyartalan fordulatok, ami nem vet jó fényt a cégre. Marketing szempontból

Elolvasom a bejegyzést »

Hogyan dolgozik a marketingszöveg írója?

A marketingszöveg külsős szakértővel történő megíratása érdekes szolgáltatás: sokan művészetnek, sokan egyszerű iparnak tartják, de olyanok is vannak, akik elképednek azon, hogy ilyesmivel  emberek foglalkoznak. Ebben a cikkben elmondom, milyen szempontok szerint és hogyan lehet

Elolvasom a bejegyzést »

Hogyan érdemes összerakni egy ütős „Rólunk" oldalt? - e-book letöltése

Töltsd ki az alábbi űrlapot és máris küldöm neked az e-book-ot