A céges bemutatkozás titka a bemutatkozó levélben

5 kommunikációs hiba a céges bemutatkozó levélben

Tartalomjegyzék

Sokan kérnek minket üzleti kommunikációs, bemutatkozó levél írására, egy olyan frappáns levélre, amit el lehet küldeni minél több potenciális partner számára, és működik is.

A legjobb az, ha megbeszéljük, mi az a hatás, amit egy ilyen küldeménytől vársz, és utána egyeztetjük, hogyan is lehetne ezt jól teljesíteni. A bemutatkozó levél írása egy stratégiai lépés, a kommunikáció elkezdése,  melyet jól elő kell készíteni.

Univerzális bemutatkozó minta szöveg nincs, de sok jó kommunikáció javító ötletem igen, melyeket személyre, helyzetre kell szabni. Cikkemben összeszedtem a főbb pontokat, amire érdemes odafigyelni.

Olvasási idő kb 5 perc.

Akkor kezdjük az elején:

Vajon hogy kell jó céges, üzleti bemutatkozó anyagot írni?

Tudnunk kell a célt, amit el akarunk érni. Mindenképpen meg kell próbálni szegmentálni, eltérő csoportokra szabott üzeneteket írni, így eleve nem lehet egyetlenegy levél, ami mindenkinek jó.

A legtöbb levelet, emailt mobilon nyitják meg és az arány egyre nő. Ebből az következik, hogy röviden és érthetően kell fogalmazni, a bővebb tartalmat a weboldalon érdemes megadni. Ez még azért is előnyös, mert az átkattintások mérhetőek és látjuk, hogy viszonyult a levél olvasója a tartalomhoz. van még egy tévedés, amit a legelején tisztázzunk:

Ne akarjunk csatolmányokat küldeni!

A csatolmányok, többnyire nagy *pdf fájlok. Van olyan levelező, amin át se jutnak. Körülményes a megnyitásuk. Nem lehet mérni, hgy vajon milyen a hatásuk. Lassítják a rendszereket és a többség nem nyitja meg. kaptam már én is “katalógusokat” hogy válogassak. Nem sokkal jobb egy rendes weboldal, vagy webshop?  – de ez nem kommunikációs, inkább hozzá nem értési hiba.

Most összegyűjtöttem az 5 fő kommunikációs hibát és azt, hogyan lehet elkerülni.

Tételezzük fel, hogy eljutott a címzetthez, és meg is nyitotta. (Bár ez a téma egy külön cikket is megér.)

1. Megszólítás, ha nincs név, vagy ha van név

„Tisztelt Hölgyem/Uram!” – ha nem tudod, mi a neve, inkább ne írj semmit, vagy írj cégnevet, vagy egyszerűen csak „Üdvözlöm!”. Az előbbi formuláról azt gondolják: „Na, ha azt sem tudod ki vagyok, akkor ne zaklass, nem is olvasom tovább, mert csak rám akarsz sózni valamit…”

A legjobb, ha a megszólításban szerepel a neve. A saját neve, mert ha rossz a lista, és idegen név jelenik meg, az annyira ciki, hogy nem is részletezem. Még az is jobb, ha nem használunk megszólítást.

Az üdvözlő formula mindezt megkönnyíti. Képzeljük el: egy ismeretlen társaságban fordulunk hozzá, nem tudjuk a nevét, talán a beosztását se, de beszélnünk kell vele: mindegy, hogy férfi vagy nő, ezzel nem lehet megsérteni.

2. A bemutatkozó levél kellemkedő indítása hiba

Mivel sokakban élnek még az iskolai fogalmazásórán bemagoltatott formulák, melyek írott küldeményre vonatkoznak, ettől nagyon nehéz elszakadni.

„ Elnézést kérek, hogy levelemmel zavarom,”

Ne mentegetőzzünk, ha írunk, ez a gyengeség és bizonytalanság jele. Térjünk a tárgyra. Ha lehet, akkor bizalmat növelően röviden nevezzük meg, honnan ismerjük. A Nemzetközi Szakmai Nap résztvevői voltunk… A valamicég pont hu weboldal feliratkozójaként fordulok Önhöz… Egy közös partnerünk, X.Y. javaslatára írok Önnek… stb. lehetőleg legyen konkrét.

Ha ez nagyon nem megy, jéghideg a lista,  akkor kezdjünk a problémával, amire majd megoldást akarunk adni. Ha fentebb jól ment a nyitás, akkor ez legyen a második mondat, amire felkaphatja a fejét. Az eleje legyen a horog ebben az esetben, ami megragadja a figyelmet.

3. Miért olvassa el a bemutatkozó anyagot? Ez a kommunikáció alapjkérdése.

Az olvasót a saját maga dolga érdekli, nem a múltad és az önmagad fényezése.

„… így szeretném bemutatni cégünket, amely immáron tizenöt esztendeje kifogástalanul magas minőségben áll kedves ügyfelei szolgálatára az XXX, az YYY, sőt a ZZZ terén is, így még a válság évei ellenére is képesek voltunk arra, hogy töretlen fejlődéssel, stb….” – üresjárat.

Hiba felsorolni mindazt, amivel foglalkozol, és azt gondolni, hogy az olvasó elgondolkodik, és majd kiválasztja azt, ebből, ami érdekli. Nem. Mert el se olvasta. Gondoljuk bele magunkat: egy tenyérnyi képernyőről szinte kifolyó szöveg leköti-e a figyelmünket?

4. Alapszabály: egy levélben, egy gondolat, egy üzenet van.

Túl hosszúra véve, tételesen 8-10 többszörösen bővített mondatban, vagy ennél is hosszabban bemutatni, felsorolgatni, mi mindennel is foglalkozik céged. Az ilyen hosszú leveleknek kicsi az esélye, hogy bárki is elolvassa.

Sokan összekeverik a hírlevelet, bemutatkozó levelet a több oldalas prospektussal. Teljesen más a feladat, más ponton, más módon éri el a célcsoportodat.

A levélnek legtöbbször pusztán azt kell elérnie, hogy átkattintsanak. Ez sok szempontból előnyösebb, hiszen onnan tud rendelni, ott van bővebb információ, ott tudod nézni analitikával, hogy mit csinált, mennyit töltött ott ( mi fogta meg és mi nem?) és még egy tucat más fontos információt szerezhetünk róla. Nem mellékesen keresőoptimalizálás miatt is előnyösebb lehet a nagyobb forgalom.

Helyette értelmesebb, ha mindössze egy üzenetünk van, és a lényeget a weboldalon írjuk meg, melynek tartalma és kinézete harmonizál azzal, amit először látott. Érdemes a levélnek egy önálló érkezési oldalt (landing oldalt)  írni, vagy egyből egy szolgáltatási, vagy bőven informáló termék/kategóriaoldalra érkeztetni. De térjünk vissza az eredeti levélhez:

5. legyél világos: ha mégis elolvasta a levelet, mit szeretnél tőle?

„Köszönöm megtisztelő figyelmét, amennyiben további kérdései merülnének fel, keressen minket, üdvözlettel, stb..” – Így elengeded a lehetőséget és abban bízol, hogy Ő majd tesz egy lépést feléd, kibogarássza az elérhetőségedet (jobb esetben a levél láblécéből, vagy az aláírásodból), talán felhív, vagy kinyitja a levelezőjét és megfogalmaz számodra egy érdeklődő levelet. Hát nem valószínű.

A levél olvasója a legtöbb esetben a vásárlási tölcsér elején van, hiszen bemutatkozó szövegről beszélünk, így gyorsan tovább kell léptetni a bizalomerősítés és az első konvertálás felé, finoman, de egyértelműen. Első konvertálás: adott oldal megtekintése, majd belépőtermék, rendezvény, de akár ajánlatkérés is, ingyenes felméréssel, ez az iparágtól függ. Itt lép be a stratégia, hogy a levelet a marketingfolyamtban mire is akarjuk használni?

A bemutatkozó levélben mindig legyen egy felszólítás, vagy egyértelmű továűbbi teendő!

Kell egy „call to action” ami pontosan megmondja mit várunk tőle. Ezt persze nem kell túl direktre venni, mivel az emberek elköteleződésnek veszik és hátrálnak az olyan felszólítástól egy levélben, hogy „Rendelje meg most”, Iratkozzon fel, kérjen visszahívást, kérjen felmérést, stb.” Különben sem a levélben fog bármit tenni, hanem a weboldalon fog végbemenni a konverzió.

Az első impulzus ezért a kíváncsiságra építsen, ebben a linkfelirat, vagy gombfelirat is segít: „Bővebb információ itt, további részletekért kattintson ide, így spórolhat meg tízezreket az adwords hirdetésén, (vagy bármilyen egyértelmű előny, vagy megoldás, amit kínálunk). Vannak olyan szavak, melyek kíváncsivá tesznek, elveszik a pillanat élét, mert ha már felkeltetted a kíváncsiságát, akkor nyerésre állsz. A konkrét felszólításokat a tölcsér következő pontján, a weboldalon már érdemes használni. itt még nem. Nézzük, mik lehetnek ezek:

  • Megnézem bővebben
  • Több képet talál erről itt
  • A pontos feltételek leírása 3 pontban
  • A legújabb átadott projektünkről pár szó…

Ezt még lehet folytatni, az adott helyzetre: próbáld meg úgy elképzelni, hogy beszélsz vele és át akarod hívni egy másik szobába, hogy mutass valamit, ami hasznos lehet neki.

Akkor milyen lehet a sikeres bemutatkozó levél?

Hírlevél hatékonyság mérés, hírlevélírás, email marketing

Célcsoportra szabott, rövid, tömör, kíváncsiságot felkeltő. Ne feledjük azt a tényt, hogy egy átlagos felhasználó több, mint 100 emailt is kaphat naponta, és ennek a nagy részére nincs kapacitása megnézni, csak azt, ami számára érdekesnek tűnik.

A másik fontos tény, hogy az email-ek egyre nagyobb százalékát, célcsoporttól függően 32-85%, lehet, hogy mobileszközön nyitják, olvassák. Hírlevél készítés során erre mindig gondolni kell. 

Mi következik ebből szövegírás szempontból? – Kicsi képernyő, random időzítés, rövid a figyelem.

Meg kell ragadni azt a mikropillanatot, amikor rákattint üzenetünkre. Vagy alkalmat keresni több ilyen pillanatra. És még valami végül, bár ez már szintén egy másik téma lesz:

a mobilról jött látogató mobilbarát céloldakra kell, hogy érkezzen, hiszen kárba veszett minden próbálkozás a levéllel, ha utána akadályokat gördítesz eléje.

 A céges bemutatkozás az online marketing terv része, nem szóló levél

Rendszerben gondolkodás – nem elég kiszórni a szélbe egy emailt és várni a hatását, hanem egy folyamatba, rendszerbe kell illeszteni, aminek az egyik bemeneti pontja lesz más forgalmi csatornák, pl. az Adwords mellett.

Kommunikációs stratégia: mérni, tesztelni a levelet, az ajánlatot és annak utóéletét, akár több eszközön át.

Erre többek között az Analytics kiváló eszköz. Visszacélozni a levelekből jött látogatókat az Adwords és a Facebook remarketing segítségével. (Nem lebecsülendő számok, akár további 1-2 %-os visszatérést és konverziót hozhat) Illetve a kapott adatokkal javítani a marketing szövegeken.

De most már bőven elrugaszkodtam az eredeti témától, vagyis vedd rövidre a levelet, szabd a célcsoportra az üzenetét, és ne akard a hagyományos fogalmazást erőltetni. Utána mérj és javíts.

Ha elakadtál a kommunikációdban, ha kezdeni szeretnél valamit azokkal, akikkel kapcsolatba kerültél, arra a hírlevél írása remek eszköz lehet. Azonban érdemes egy felmérésen átbeszélni, hogyan lenne érdemes elkezdeni, vagy ha már vannak tapasztalataid, akkor javítanál az eredményeken.

Sőt, azt is elmondom, mit lehet tenni legális módszerrel azokkal a címekkel, (hogy érheted el őket mégis akár többször is) ahova adatvédelmi, vagy egyéb okból nem küldhetsz ki levelet.

Kérdezz bátran, vagy kérj tanácsadást!

Tartalommarketing és szövegírás e-book az ütős rólunk oldal

Bemutatkozó oldal szövegírás

Magadról, a cégedről írni a legnehezebb, ezzel szinte mindenki így van. Elmondom 12 oldalban hogyan érdemes úgy láttatnod magad, hogy a leendő vevőd, ügyfeled szemében hitelessé válj. Segítek abban, hogy kihagyhatatlan lehetőségként tekintsen rád.
Hasznosnak találtad a cikket? Oszd meg:
Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: linkedin
Megosztás itt: email

Ezeket is érdemes elolvasni

3 működő keresőmarketing varázsszó

Megosztok egy rövid és gyors titkot, amivel kimutathatóan hatékonyabb egy webshop kategória leírása, illetve Google AD hirdetése, keresőmarketing kampánya. Egy rövid formula, ami bárhol működik, ahol terméket, termékkört, pótalkatrészt hirdetünk, például dinamikus kulcsszó beillesztéssel. VARÁZSSZÓ

Elolvasom a bejegyzést »

A tartalommarketing hét titka

Bizonyos értelemben, úgy tűnik, hogy UFO vagyok, ha tartalom marketingról beszélek szimpla újságírás, vagy webszövegírás helyett. Pedig állítólag mindig a nagyobb olvasottság, az érdekesség lenne a cél – nem lehet minden sorral direktben eladni. Újságíró

Elolvasom a bejegyzést »

Hogyan érdemes összerakni egy ütős „Rólunk" oldalt? - e-book letöltése

Töltsd ki az alábbi űrlapot és máris küldöm neked az e-book-ot