5 kommunikációs hiba a céges bemutatkozó levélben

Ha új ügyfeleket vagy partnereket szeretnél, fontos, hogy jó bemutatkozó levelet írj. Ezzel kezded a kapcsolatot, és pozitívan szeretnéd befolyásolni, hogy a címzett mit gondol rólad. Ebben a cikkben gyakorlati példákkal mutatom meg, hogyan lehet figyelemfelkeltő és hatásos, ám nem nyomulós üzleti bemutatkozó emailt írni.

A jó bemutatkozó levél világos, érthető és jól tagolt.

Ne feledd, hogy az olvasónak kevés ideje van, ezért adj okot neki arra, hogy elolvassa a leveledet! A bemutatkozó levélnek meg kell válaszolnia a címzett kimondatlan kérdését: „Miért hasznos ez nekem?”. Sokan sajnos olyan hibákat követnek el, amelyek miatt a levél nem kelti fel az érdeklődést, hanem egyenesen a kukában, vagyis a törölt fájlok között landol.

Íme néhány gyakori tévedés, amit érdemes elkerülni: ha már sokszor találkoztál hasonlóval, még nem jelenti azt, hogy jó is.


Az első gyakori hiba a bemutatkozó levélben

Nem a címzettre fókuszál: A bemutatkozó levél célja, hogy felkeltse a címzett érdeklődését. Az olvasót a saját maga dolga érdekli, nem a te céged. Ezért ahelyett, hogy a saját cégeddel kezdenéd, mutasd be, hogyan tudsz segíteni a címzettnek. Milyen problémáira kínálsz megoldást?
Példák:

Rossz: „Cégünk 15 éve gyárt kenőanyagokat, műanyagipari alkatrészeket és 2010. előtt csomagolóanyagokat is.”
Jó: „Tudta, hogy a nem megfelelő kenőanyag miatt a gépei akár 15%-kal gyorsabban kophatnak?”

A jó példa az email marketingben rávilágít a címzett egy lehetséges problémájára, amivel felkeltheti az érdeklődését, hogy tovább olvassa a levelet. A rossz példa ezzel szemben csak a cég múltjával foglalkozik, ami nem feltétlenül releváns az olvasó számára.

A második gyakori hiba a bemutatkozó levélben:

Túl sok információ:

A bemutatkozó levél célja, hogy a címzett átkattintson a weboldaladra, ahol bővebb információt talál. Ezért a levélnek rövidnek és lényegre törőnek kell lennie, különösen mobilon, hiszen a legtöbben ott olvassák az e-maileket. Ne sorold fel mindent, amivel a céged foglalkozik, hanem csak a legfontosabb előnyöket emeld ki. Keltsd fel az olvasó kíváncsiságát, és bírd cselekvésre!
Példák:

Rossz: „…így szeretném bemutatni cégünket, amely immáron tizenöt esztendeje kifogástalanul magas minőségben és ár-érték arányosan áll kedves ügyfelei szolgálatára az XXX, az YYY, sőt a ZZZ terén is, így még a válság évei ellenére is képesek voltunk arra, hogy töretlen fejlődéssel, stb….”
Jó: „Szeretnéd 15%-kal csökkenteni a gépeid kopását és csökkenteni a szervizelés miatt kiesett időt? Kattints ide, és tudd meg, hogyan!”

Rossz: „Cégünk széleskörű szolgáltatásokat kínál a marketing területén, beleértve a SEO-t, a közösségi média marketinget, a tartalommarketinget, a PPC-t, és az e-mail marketinget.”
Jó: „Nehezen boldogulsz a Facebook hirdetésekkel? Segítünk beállítani egy hatékony kampányt, amivel új ügyfeleket szerezhetsz! „

Hiba felsorolni a cég összes szolgáltatását, ami túlzottan sok információ egy bemutatkozó levélben. A jó példa egy konkrét problémára fókuszál, és egyértelmű megoldást kínál.
A jó példa cselekvésre ösztönöz. A rossz példa túl hosszú és sok felesleges információt tartalmaz, ami elveszi az olvasó figyelmét.

A harmadik gyakori hiba a bemutatkozó levélben:

Személytelen hangvétel: A bemutatkozó levélnek barátságosnak és személyesnek kell lennie. Kerüld a sablonos, személytelen megszólításokat, mint például a „Tisztelt Hölgyem/Uram!”. Ha van rá mód, szólítsd meg a címzettet a nevén. Ha nem tudod a nevét, akkor az „Üdvözlöm!” is megfelelő.
Példák:

Rossz: „Tisztelt Hölgyem/Uram! Ezúton szeretnénk bemutatni cégünket…”
Jó: „Kedves [Címzett neve]! Láttam a weboldaladon, hogy [Címzett problémája]. Cégünk segíthet [Megoldás]…”
A jó példa személyesebb hangvételű és a címzett problémájára fókuszál. A rossz példa személytelen és túl általános.
Nézzünk más, tipikus fordulatokat:

Rossz: „Ezúton tájékoztatjuk Önöket, hogy cégünk…”
Jó: „Ha [Címzett problémája], akkor nálunk jó helyen jár! [Röviden a megoldásról]…”

A jó példa közvetlenebb hangvételű és egyből a lényegre tér. A rossz példa túl formális és nem kelti fel az olvasó érdeklődését.
Kerüld a hivataloskodást, a háromsoros körmondatokat, amit: „bikkfanyelvként” is szoktak emlegetni. Erre nem mutatok példát, de ha már kaptál szervektől olyan levelet amelyet elsőre nem is értettél meg, csak sejtetted mit akar, akkor biztos tudod, hogy miről beszélek.

A negyedik gyakori hiba a bemutatkozó levélben:

Hiányzik a CTA: A CTA (Call to Action), azaz a cselekvésre ösztönzés, elengedhetetlen része a bemutatkozó levélnek. Enélkül a levél olvasója nem tudja, mit kell tennie a levél elolvasása után. A CTA-nak egyértelműnek és könnyen követhetőnek kell lennie. A cél az, hogy az olvasót a következő lépésre ösztönözzük, ami lehet például a weboldalad felkeresése, egy űrlap kitöltése, vagy egy telefonhívás.

A legtöbb bemutatkozó levél olvasója a marketing tölcsér elején van, ezért a cél a bizalomépítés és az első konvertálás. Fontos, hogy a CTA ne legyen túl direkt, mivel az emberek elköteleződésnek, nyomulásnak vehetik, és emiatt elzárkózhatnak tőle. Ezért az első impulzust a kíváncsiságra kell építeni, például egy linkfelirattal, ami előnyt vagy megoldást kínál.
Példák:

Rossz: „Köszönöm megtisztelő figyelmét, amennyiben további kérdései merülnének fel, keressen minket, üdvözlettel, stb..”

  • Jó: „Bővebb információért kattintson ide!”
  • Jó: „Így spórolhat meg tízezreket gépei szervizelésén!”
  • Jó: „Félperces videónkban felépül egy csarnok az YXZ rechnológiával! „
  • Jó: „Több képet talál erről itt”

Rossz: „Reméljük, hogy hamarosan hallunk Önről!”
Jó: „Kérjen ingyenes árajánlatot még ma!”
A rossz példákban nincs egyértelmű cselekvésre ösztönzés. A jó példák viszont világosan megmondják az olvasónak, hogy mit kell tennie.

Az ötödik gyakori hiba a nem mobilbarát a formátum

Az e-mailek nagy részét, 40-95%-át mobilon olvassák. Ezért nagyon fontos, hogy a bemutatkozó leveled mobilbarát formátumban készüljön el. Ez azt jelenti, hogy:

  • Rövid, tömör mondatokat használj! A hosszú, bonyolult mondatok nehezen olvashatók kis képernyőn.
  • Tagold a szöveget bekezdésekre! A tömör szövegblokkok ijesztőek lehetnek az olvasó számára, különösen mobilon.
  • A gombok legyenek elég nagyok ahhoz, hogy könnyen meg lehessen őket nyomni a telefon képernyőjén!

Példák:
Rossz: Egy hosszú, tagolatlan szövegblokk apró betűmérettel, és egy pici gombbal, amin alig lehet kattintani mobilon.
Jó: Rövid, tömör mondatok, jól tagolt bekezdések, és nagy gombok, linkek, amiket könnyű megnyomni a telefon képernyőjén.


Ne feledd, hogy a bemutatkozó levél az első benyomás, amit a cégedről adsz. Győződj meg róla, hogy ez a benyomás pozitív legyen!

Milyen a sikeres bemutatkozó levél?

Hírlevél hatékonyság mérés, hírlevélírás, email marketing

Kép forrása: pexels

A sikeres bemutatkozó levél legyen egyszerű és stílusos.


A túlzott díszítés és a bonyolult grafikák gyakran rontják a bemutatkozó levelek olvashatóságát, különösen mobil eszközökön. A kevesebb néha több: a tiszta, érthető megfogalmazás és a tagolt szerkezet sokkal fontosabb, mint a látványos, de zavaró elemek.
Ehelyett törekedj az egyszerűségre és az eleganciára:

  • Használj tiszta, jól olvasható betűtípust és megfelelő betűméretet.
  • Kerüld a túl sok színt és a bonyolult grafikákat.
  • A képek legyenek jó minőségűek, de optimalizáld őket a gyors betöltődés érdekében.
  • Ügyelj a levél reszponzivitására, hogy minden eszközön jól jelenjen meg.

Még egy alap levélküldőből írt anyag is lehet hatásos, ha jól van megírva és formázva. A lényeg, hogy az üzenet világosan és könnyen érthetően jusson el a címzetthez.

Ne tegyél csatolmányokat a bemutatkozó email mellé!

A bemutatkozó leveleknél gyakran elkövetett hiba, hogy katalógusokat, képeket PDF anyagokat, stb. küldenek velül. A csatolmányok több problémát is felvetnek, ami miatt érdemesebb inkább mellőzni őket.

Biztonsági kockázat: A csatolmányok gyakran tartalmaznak olyan linkeket, amelyeket a levelezőrendszerek gyanúsnak tekintenek, és ezért a levél a spam mappába kerülhet.

Technikai problémák: A nagy méretű csatolmányok problémát okozhatnak a vállalati levelezőrendszereknél, és előfordulhat, hogy a levél nem jut el a címzetthez. Emellett a csatolmányok megnyitása, különösen mobilon, nehézkes lehet, és lassíthatja a rendszert.

A figyelem elterelése: A csatolmányok elvonhatják a figyelmet a levél lényegéről, ami a weboldaladra való átkattintás.
A csatolmányok helyett sokkal hatékonyabb, ha a bemutatkozó levélben csak egy linket adunk meg a weboldalunkra, ahol megfelelően megírt content várja, illetve a címzett bővebb információt találhat.


A weboldalra való hívás marketing szempontból további előnyöket is kínál:

  • Szegmentált bemutatkozás: A weboldalon különböző aloldalakat hozhatunk létre a célcsoportoknak, így személyre szabottabb üzenetet tudunk közvetíteni.
  • Részletesebb információk: A weboldalon sokkal több információt megoszthatunk a cégünkről, termékeinkről és szolgáltatásainkról, mint egy e-mailben.
  • Mérhetőség: A weboldalon mérhetjük a látogatók viselkedését, ami értékes adatokat szolgáltathat a marketingstratégiánk optimalizálásához.

A bemutatkozó levél célja, hogy felkeltse a címzett érdeklődését, és a weboldalunkra irányítsa. Ott úgyis sokkal több mindent el tudsz mondani, meg tudsz mutatni. Amellett hitelesebb is vagy egy jó weboldallal. A csatolmányok csak feleslegesen bonyolítják a folyamatot.

Záró összefoglaló: A hatékony bemutatkozó levél titka

A cikkben bemutattuk a céges bemutatkozó levelek leggyakoribb hibáit, és tippeket adtunk, hogyan lehet elkerülni ezeket a buktatókat. Láttuk, hogy a siker kulcsa a címzettre fókuszáló, rövid, lényegre törő, személyes hangvételű és mobilbarát üzenet.

A bemutatkozó levél megírása azonban időigényes feladat, ami szakértelmet és tapasztalatot igényel. A rohanó hétköznapokban nem biztos, hogy egy vezetőnek van ideje és energiája arra, hogy egy stratégiai marketing levelet alkosson.

Beszéljünk arról, hogy mi tenne Téged elégedetté

Ha nincs annyi vevőd, leaded, amennyit szeretnél, ha optimalizálnád az értékesítésed, akkor nézzük meg, mit lehet tenni. Látatlanban nem tudok ígérni semmit, de meg lehet találni azt a megoldást, ami az adott helyzeten javít.

MESTERSÉGES INTELLIGENCIA – ADATOK – TAPASZTALAT

Kattints ide!

Ne bízd a véletlenre a bemutatkozásod!

Érdemes ezt a feladatot egy gyakorlott online marketing szakemberre bízni, aki tisztában van a copywriting, a hatékony kommunikáció szabályaival, és segít létrehozni egy olyan bemutatkozó levelet, ami garantáltan felkelti a címzett érdeklődését, és eléri a kívánt célt.

Mi segítünk, hogy a bemutatkozó leveled ne csak egy szürke e-mail legyen a sok között, hanem egy hatékony marketingeszköz, ami új ügyfeleket hoz a cégednek!