Ha új ügyfeleket vagy partnereket szeretnél, fontos, hogy jó bemutatkozó levelet írj. Ezzel kezded a kapcsolatot, és pozitívan szeretnéd befolyásolni, hogy a címzett mit gondol rólad. Ebben a cikkben gyakorlati példákkal mutatom meg, hogyan lehet figyelemfelkeltő és hatásos, ám nem nyomulós üzleti bemutatkozó emailt írni.
A jó bemutatkozó levél világos, érthető és jól tagolt.
Ne feledd, hogy az olvasónak kevés ideje van, ezért adj okot neki arra, hogy elolvassa a leveledet! A bemutatkozó levélnek meg kell válaszolnia a címzett kimondatlan kérdését: „Miért hasznos ez nekem?”. Sokan sajnos olyan hibákat követnek el, amelyek miatt a levél nem kelti fel az érdeklődést, hanem egyenesen a kukában, vagyis a törölt fájlok között landol.
Íme néhány gyakori tévedés, amit érdemes elkerülni: ha már sokszor találkoztál hasonlóval, még nem jelenti azt, hogy jó is.
Az első gyakori hiba a bemutatkozó levélben
Nem a címzettre fókuszál: A bemutatkozó levél célja, hogy felkeltse a címzett érdeklődését. Az olvasót a saját maga dolga érdekli, nem a te céged. Ezért ahelyett, hogy a saját cégeddel kezdenéd, mutasd be, hogyan tudsz segíteni a címzettnek. Milyen problémáira kínálsz megoldást?
Példák:
Rossz: „Cégünk 15 éve gyárt kenőanyagokat, műanyagipari alkatrészeket és 2010. előtt csomagolóanyagokat is.”
Jó: „Tudta, hogy a nem megfelelő kenőanyag miatt a gépei akár 15%-kal gyorsabban kophatnak?”
A jó példa az email marketingben rávilágít a címzett egy lehetséges problémájára, amivel felkeltheti az érdeklődését, hogy tovább olvassa a levelet. A rossz példa ezzel szemben csak a cég múltjával foglalkozik, ami nem feltétlenül releváns az olvasó számára.
A második gyakori hiba a bemutatkozó levélben:
Túl sok információ:
A bemutatkozó levél célja, hogy a címzett átkattintson a weboldaladra, ahol bővebb információt talál. Ezért a levélnek rövidnek és lényegre törőnek kell lennie, különösen mobilon, hiszen a legtöbben ott olvassák az e-maileket. Ne sorold fel mindent, amivel a céged foglalkozik, hanem csak a legfontosabb előnyöket emeld ki. Keltsd fel az olvasó kíváncsiságát, és bírd cselekvésre!
Példák:
Rossz: „…így szeretném bemutatni cégünket, amely immáron tizenöt esztendeje kifogástalanul magas minőségben és ár-érték arányosan áll kedves ügyfelei szolgálatára az XXX, az YYY, sőt a ZZZ terén is, így még a válság évei ellenére is képesek voltunk arra, hogy töretlen fejlődéssel, stb….”
Jó: „Szeretnéd 15%-kal csökkenteni a gépeid kopását és csökkenteni a szervizelés miatt kiesett időt? Kattints ide, és tudd meg, hogyan!”
Rossz: „Cégünk széleskörű szolgáltatásokat kínál a marketing területén, beleértve a SEO-t, a közösségi média marketinget, a tartalommarketinget, a PPC-t, és az e-mail marketinget.”
Jó: „Nehezen boldogulsz a Facebook hirdetésekkel? Segítünk beállítani egy hatékony kampányt, amivel új ügyfeleket szerezhetsz! „
Hiba felsorolni a cég összes szolgáltatását, ami túlzottan sok információ egy bemutatkozó levélben. A jó példa egy konkrét problémára fókuszál, és egyértelmű megoldást kínál.
A jó példa cselekvésre ösztönöz. A rossz példa túl hosszú és sok felesleges információt tartalmaz, ami elveszi az olvasó figyelmét.
A harmadik gyakori hiba a bemutatkozó levélben:
Személytelen hangvétel: A bemutatkozó levélnek barátságosnak és személyesnek kell lennie. Kerüld a sablonos, személytelen megszólításokat, mint például a „Tisztelt Hölgyem/Uram!”. Ha van rá mód, szólítsd meg a címzettet a nevén. Ha nem tudod a nevét, akkor az „Üdvözlöm!” is megfelelő.
Példák:
Rossz: „Tisztelt Hölgyem/Uram! Ezúton szeretnénk bemutatni cégünket…”
Jó: „Kedves [Címzett neve]! Láttam a weboldaladon, hogy [Címzett problémája]. Cégünk segíthet [Megoldás]…”
A jó példa személyesebb hangvételű és a címzett problémájára fókuszál. A rossz példa személytelen és túl általános.
Nézzünk más, tipikus fordulatokat:
Rossz: „Ezúton tájékoztatjuk Önöket, hogy cégünk…”
Jó: „Ha [Címzett problémája], akkor nálunk jó helyen jár! [Röviden a megoldásról]…”
A jó példa közvetlenebb hangvételű és egyből a lényegre tér. A rossz példa túl formális és nem kelti fel az olvasó érdeklődését.
Kerüld a hivataloskodást, a háromsoros körmondatokat, amit: „bikkfanyelvként” is szoktak emlegetni. Erre nem mutatok példát, de ha már kaptál szervektől olyan levelet amelyet elsőre nem is értettél meg, csak sejtetted mit akar, akkor biztos tudod, hogy miről beszélek.
A negyedik gyakori hiba a bemutatkozó levélben:
Hiányzik a CTA: A CTA (Call to Action), azaz a cselekvésre ösztönzés, elengedhetetlen része a bemutatkozó levélnek. Enélkül a levél olvasója nem tudja, mit kell tennie a levél elolvasása után. A CTA-nak egyértelműnek és könnyen követhetőnek kell lennie. A cél az, hogy az olvasót a következő lépésre ösztönözzük, ami lehet például a weboldalad felkeresése, egy űrlap kitöltése, vagy egy telefonhívás.
A legtöbb bemutatkozó levél olvasója a marketing tölcsér elején van, ezért a cél a bizalomépítés és az első konvertálás. Fontos, hogy a CTA ne legyen túl direkt, mivel az emberek elköteleződésnek, nyomulásnak vehetik, és emiatt elzárkózhatnak tőle. Ezért az első impulzust a kíváncsiságra kell építeni, például egy linkfelirattal, ami előnyt vagy megoldást kínál.
Példák:
Rossz: „Köszönöm megtisztelő figyelmét, amennyiben további kérdései merülnének fel, keressen minket, üdvözlettel, stb..”
- Jó: „Bővebb információért kattintson ide!”
- Jó: „Így spórolhat meg tízezreket gépei szervizelésén!”
- Jó: „Félperces videónkban felépül egy csarnok az YXZ rechnológiával! „
- Jó: „Több képet talál erről itt”
Rossz: „Reméljük, hogy hamarosan hallunk Önről!”
Jó: „Kérjen ingyenes árajánlatot még ma!”
A rossz példákban nincs egyértelmű cselekvésre ösztönzés. A jó példák viszont világosan megmondják az olvasónak, hogy mit kell tennie.
Az ötödik gyakori hiba a nem mobilbarát a formátum
Az e-mailek nagy részét, 40-95%-át mobilon olvassák. Ezért nagyon fontos, hogy a bemutatkozó leveled mobilbarát formátumban készüljön el. Ez azt jelenti, hogy:
- Rövid, tömör mondatokat használj! A hosszú, bonyolult mondatok nehezen olvashatók kis képernyőn.
- Tagold a szöveget bekezdésekre! A tömör szövegblokkok ijesztőek lehetnek az olvasó számára, különösen mobilon.
- A gombok legyenek elég nagyok ahhoz, hogy könnyen meg lehessen őket nyomni a telefon képernyőjén!
Példák:
Rossz: Egy hosszú, tagolatlan szövegblokk apró betűmérettel, és egy pici gombbal, amin alig lehet kattintani mobilon.
Jó: Rövid, tömör mondatok, jól tagolt bekezdések, és nagy gombok, linkek, amiket könnyű megnyomni a telefon képernyőjén.
Ne feledd, hogy a bemutatkozó levél az első benyomás, amit a cégedről adsz. Győződj meg róla, hogy ez a benyomás pozitív legyen!
Milyen a sikeres bemutatkozó levél?
Kép forrása: pexels
A sikeres bemutatkozó levél legyen egyszerű és stílusos.
A túlzott díszítés és a bonyolult grafikák gyakran rontják a bemutatkozó levelek olvashatóságát, különösen mobil eszközökön. A kevesebb néha több: a tiszta, érthető megfogalmazás és a tagolt szerkezet sokkal fontosabb, mint a látványos, de zavaró elemek.
Ehelyett törekedj az egyszerűségre és az eleganciára:
- Használj tiszta, jól olvasható betűtípust és megfelelő betűméretet.
- Kerüld a túl sok színt és a bonyolult grafikákat.
- A képek legyenek jó minőségűek, de optimalizáld őket a gyors betöltődés érdekében.
- Ügyelj a levél reszponzivitására, hogy minden eszközön jól jelenjen meg.
Még egy alap levélküldőből írt anyag is lehet hatásos, ha jól van megírva és formázva. A lényeg, hogy az üzenet világosan és könnyen érthetően jusson el a címzetthez.
Ne tegyél csatolmányokat a bemutatkozó email mellé!
A bemutatkozó leveleknél gyakran elkövetett hiba, hogy katalógusokat, képeket PDF anyagokat, stb. küldenek velül. A csatolmányok több problémát is felvetnek, ami miatt érdemesebb inkább mellőzni őket.
Biztonsági kockázat: A csatolmányok gyakran tartalmaznak olyan linkeket, amelyeket a levelezőrendszerek gyanúsnak tekintenek, és ezért a levél a spam mappába kerülhet.
Technikai problémák: A nagy méretű csatolmányok problémát okozhatnak a vállalati levelezőrendszereknél, és előfordulhat, hogy a levél nem jut el a címzetthez. Emellett a csatolmányok megnyitása, különösen mobilon, nehézkes lehet, és lassíthatja a rendszert.
A figyelem elterelése: A csatolmányok elvonhatják a figyelmet a levél lényegéről, ami a weboldaladra való átkattintás.
A csatolmányok helyett sokkal hatékonyabb, ha a bemutatkozó levélben csak egy linket adunk meg a weboldalunkra, ahol megfelelően megírt content várja, illetve a címzett bővebb információt találhat.
A weboldalra való hívás marketing szempontból további előnyöket is kínál:
- Szegmentált bemutatkozás: A weboldalon különböző aloldalakat hozhatunk létre a célcsoportoknak, így személyre szabottabb üzenetet tudunk közvetíteni.
- Részletesebb információk: A weboldalon sokkal több információt megoszthatunk a cégünkről, termékeinkről és szolgáltatásainkról, mint egy e-mailben.
- Mérhetőség: A weboldalon mérhetjük a látogatók viselkedését, ami értékes adatokat szolgáltathat a marketingstratégiánk optimalizálásához.
A bemutatkozó levél célja, hogy felkeltse a címzett érdeklődését, és a weboldalunkra irányítsa. Ott úgyis sokkal több mindent el tudsz mondani, meg tudsz mutatni. Amellett hitelesebb is vagy egy jó weboldallal. A csatolmányok csak feleslegesen bonyolítják a folyamatot.
Záró összefoglaló: A hatékony bemutatkozó levél titka
A cikkben bemutattuk a céges bemutatkozó levelek leggyakoribb hibáit, és tippeket adtunk, hogyan lehet elkerülni ezeket a buktatókat. Láttuk, hogy a siker kulcsa a címzettre fókuszáló, rövid, lényegre törő, személyes hangvételű és mobilbarát üzenet.
A bemutatkozó levél megírása azonban időigényes feladat, ami szakértelmet és tapasztalatot igényel. A rohanó hétköznapokban nem biztos, hogy egy vezetőnek van ideje és energiája arra, hogy egy stratégiai marketing levelet alkosson.
Beszéljünk a Te kampányodról, weboldaladról!
Ha nincs annyi vevőd, leaded, amennyit szeretnél, ha optimalizálnád az értékesítésed, akkor nézzük meg, mit lehet tenni.
Ne bízd a véletlenre a bemutatkozásod!
Érdemes ezt a feladatot egy gyakorlott online marketing szakemberre bízni, aki tisztában van a copywriting, a hatékony kommunikáció szabályaival, és segít létrehozni egy olyan bemutatkozó levelet, ami garantáltan felkelti a címzett érdeklődését, és eléri a kívánt célt.
Mi segítünk, hogy a bemutatkozó leveled ne csak egy szürke e-mail legyen a sok között, hanem egy hatékony marketingeszköz, ami új ügyfeleket hoz a cégednek!